Domande frequenti sul NIE

Il NIE (Número de Identificación de Extranjero) è un numero unico assegnato agli stranieri in Spagna, ovvero alle persone straniere che per motivi familiari, economici, lavorativi, sociali, fiscali o amministrativi hanno bisogno di essere censiti dalla pubblica amministrazione: tale numero identificativo viene di solito generato e assegnato dalle autorità di polizia (Policia Nacional) spagnole, tuttavia può anche essere assegnato (Nel caso di cittadini extra-UE) dalla Delegación de Gobierno oppure, nel caso fosse necessario identificare un contribuente straniero a fini fiscali, può anche essere rilasciato (In formato temporaneo, ovvero sotto forma di “NIF” temporaneo) dall’Agencia Tributaria spagnola.

Tralasciando il caso dei cittadini extra-UE, per i quali generalmente il NIE è sempre associato (Tranne casi particolari) a un permesso di residenza, il cui procedimento di richiesta e ottenimento e’ molto più complesso, ci riferiremo qui ai casi relativi ai cittadini provenienti da paese membri dell’Unione Europea.

Come detto sopra, il NIE e’ un acronimo che sta per “Número de Identificación de Extranjero”, ovvero è un numero unico e permanente che identifica un cittadino straniero in territorio spagnolo, e ha valenza nazionale, a prescindere dalla città/provincia in cui si trovi l’autorità di polizia (O il consolato spagnolo all’estero) che lo ha rilasciato.

Occorre innanzitutto tenere ben presente alcuni concetti al fine di dissipare completamente tante leggende metropolitane che, purtroppo, circolano molto online, soprattutto sulle reti sociali, e che non fanno altro che confondere ulteriormente coloro i quali si trovano in tale processo amministrativo (Ottenimento del NIE).

Innanzitutto il NIE e’, appunto, un numero, e identifica in modo univoco e PERMANENTE un cittadino straniero in Spagna: il NIE, una volta assegnato, non cambia mai e resta a vita. Dunque il NIE NON e’ un documento, ma un numero: tale numero, a sua volta, puo’ essere riportato su vari tipi di documento, a seconda dei motivi e della nazionalità del richiedente. Possiamo infatti trovare il NIE impresso su un visto apposto su un passaporto, su un permesso di residenza, una T.I.E., un “Certificado de no residente”, un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea” un “ Certificado de residencia permanente de ciudadano de la Unión Europea”, un “Certificado de concordancia”, etc…

Ciò che può cambiare, dunque, e’ il documento di supporto sul quale il NIE e’ riportato: nel caso dei cittadini UE i documenti piu’ comuni rilasciati dalle autorità di polizia sono il “Certificado de no residente” (Che ha l’aspetto di un foglio di carta, bianco, formato A4, e che viene molto spesso – e impropriamente – chiamato “NIE bianco”) e il “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea” (Che ha l’aspetto di una tessera tascabile verde, di cartoncino, formato carta di credito, chiamato spesso – e impropriamente – “NIE verde”).

Dunque come abbiamo visto il NIE e’ un numero, dunque non un documento, e non ha colori, ciò che ha un aspetto visivo diverso (Appunto un foglio bianco o una tessera verde) e’ il documento sul quale il NIE e’ riportato.

Un’altra leggenda metropolitana molto diffusa riguarda una presunta scadenza dopo 3 mesi del “Certificado de no residente”: tale documento, in realtà, NON ha alcuna scadenza, come del resto tutti i certificati rilasciati dalle autorità ai cittadini dell’Unione Europea. Nessun tipo di documento/certificato rilasciato ai cittadini comunitari ha scadenza. In realtà fino a molti anni fa (Ma oramai ciò non avviene più da molto tempo) il “Certificado de no residente” riportava (E neanche in tutti i casi, ma in certe specifiche situazioni) in calce una dicitura secondo la quale il documento, appunto, veniva rilasciato con una validità di 3 mesi, e questo perché tale documento veniva inteso come una forma di identificare un cittadino straniero ma solo per una specifica operazione/procedimento da condurre con la pubblica amministrazione spagnola, appunto in qualità di “non residente” (Il caso tipico era quello di un cittadino francese, tedesco o italiano che acquistavano una proprietà in Spagna, e dunque avevano bisogno, a fini fiscali, di farsi identificare con un NIE. A operazione effettuata, dunque, il cittadino ritornava nel suo paese, non risiedendo abitualmente in Spagna. Stessa cosa avveniva, a volte, per l’acquisto di un bene registrato, di quote societarie o per l’apertura di un conto corrente). In molti casi la stessa dicitura veniva riportata (Quasi sempre) nel caso di un “Certificado de no residente” rilasciato da un consolato spagnolo all’estero. Dunque ciò che scadeva, in questo caso, era il documento fisico, ma NON il NIE, che restava assegnato a vita.

Per fortuna, nonostante questo avvenisse solo in pochi e specifici casi, e fino a molti anni fa, tale specifica di validità di 3 mesi del documento non viene più riportata (Solo in pochissimi casi viene ancora riportata nel caso di documenti rilasciati all’estero dai consolati spagnoli). Dunque un cittadino straniero in possesso di un “Certificado de no residente” NON dovrà temere una presunta (E inesistente) scadenza del documento, anche se trascorsi più di 3 mesi dal rilascio.

Un discorso simile va fatto per il “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea” (tessera verde da residente UE), ovvero il fatto che tale documento avrebbe una presunta scadenza trascorsi 5 anni dal rilascio: FALSO. Tale documento, così come il documento bianco da non residente, NON scade, e infatti (Come del resto il Certificado de no residente) non riporta alcuna data di scadenza. Ciò che in realtà il titolare può fare dopo 5 anni, e sempre che ne abbia i requisiti (Ma non perché il documento scada, piuttosto perché gli viene riconosciuta la facoltà di richiedere un documento differente), è richiedere un “ Certificado de residencia permanente de ciudadano de la Unión Europea”, chiamato “permanente” non perché gli altri certificati abbiano una scadenza, ma semplicemente perché un eventuale duplicato richiesto ad esempio in caso di smarrimento, furto o deterioro, non comporta da parte del richiedente l’obbligo di fornire alle autorità la documentazione richiesta ad esempio nel caso di un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea” (Ad esempio per dimostrare la situazione lavorativa o economica), dato che appunto essendo permanente una volta rilasciato non richiede più l’obbligo di dimostrare la sussistenza dei requisiti richiesti per il rilascio del certificato di registro UE.

Dunque possiamo riassumere il tutto con questa frase: il NIE non scade, il NIE non ha colori, il NIE e’ permanente.

È possibile (Sempre avendone i requisiti, il cui possesso va dimostrato in modo documentale dinanzi alle autorità di polizia) sicuramente ottenere un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea” dopo aver ottenuto un “Certificado de no residente” (Sarà però obbligatorio attendere almeno 3 mesi dal rilascio del primo documento) e, trascorso il periodo previsto dalla legge, e avendone naturalmente i requisiti, richiedere un “ Certificado de residencia permanente de ciudadano de la Unión Europea”: in nessuno dei casi il NIE, ovvero il numero identificativo, cambierà, il NIE resterà invariato, cambierà solo il tipo di documento di supporto.

Il caso più ricorrente è quello dello straniero che, appena arrivato in Spagna, ottiene un “Certificado de no residente” e poi, dopo 3 mesi e avendo un contratto di lavoro registrato e risultando in situazione “de alta laboral en la seguridad social”, puo’ richiedere un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea”, e infine dopo 5 anni, e avendone sempre i requisiti, puo’ richiedere un “ Certificado de residencia permanente de ciudadano de la Unión Europea”.

Veniamo ora alla domanda fatidica, ovvero: Come si ottiene il NIE?

Tralasciando innanzitutto i rari e specifici casi in cui una “Asignación de NIE” può essere richiesta dal cittadino straniero nel suo paese di residenza, recandosi presso un consolato spagnolo, un “Certificado de no residente” (Il documento bianco chiamato volgarmente “NIE bianco”) deve essere richiesto di persona presso un ufficio stranieri di un commissariato della Policia Nacional spagnola della provincia in cui risiedono gli interessi sociali, lavorativi, economici o familiari del richiedente, oppure da una terza persona che agisca in qualità di rappresentante legale, mediante una procura notarile speciale, originale, rilasciata da un notaio spagnolo oppure, se rilasciata da un notaio straniero, corredata da traduzione giurata originale al castellano, assieme a un’Apostille.

Un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea” (Tessera verde da residente UE, chiamata volgarmente “NIE verde”) può essere rilasciata esclusivamente presso un ufficio stranieri di un commissariato della Policia Nacional spagnola della provincia in cui risiedono gli interessi sociali, lavorativi, economici o familiari del richiedente, direttamente all’interessato, non essendoci la possibilità, in questo caso, di far recare un rappresentante munito di procura speciale notarile.

Quali sono i requisiti per ottenere il NIE? Anche in questo caso la risposta varia a seconda del tipo di documento richiesto (Un “Certificado de no residente” piuttosto che un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea”). Come regola generale, il NIE viene assegnato quando per motivi familiari, sociali, economici, lavorativi, fiscali o amministrativi un cittadino straniero possa dimostrare (In modo documentale) la necessita che l’amministrazione spagnola lo identifichi assegnandogli un NIE. Nel caso di un acquisto di un immobile, ad esempio, si potrà dimostrare tale necessità utilizzando una scrittura privata (O atto notarile) di acquisto di una proprietà, oppure nel caso fosse necessario per richiedere l’apertura di un conto corrente (Anche se, in realtà, con la maggior parte delle banche spagnole NON occorre possedere un NIE per l’apertura di un conto corrente, di può benissimo richiedere l’apertura di un conto “Non residente” semplicemente utilizzando il proprio passaporto o carta di identità nazionale, anche se molte banche sono molto restie all’apertura di tale tipo di conto corrente) si può dimostrare la sussistenza dei requisiti mostrando la lettera emessa da un istituto di credito con la quale si chiede espressamente l’ottenimento del NIE al fine di procedere all’apertura di un conto corrente. Stessa cosa per l’acquisto di quote societarie, o per la costituzione di una società, si può utilizzare una scrittura privata o un atto notarile di acquisto.

Qualora l’assegnazione di un NIE fosse motivata dall’apertura di una partita IVA in Spagna (”Alta de autónomo”), si può spesso utilizzare una lettera preparata da un consulente fiscale o un commercialista operanti in Spagna con la quale il professionista manifesta la necessità che il suo cliente ottenga un NIE per poi procedere, a NIE ottenuto, alla registrazione del lavoratore autonomo presso l’Agencia Tributaria spagnola e la “Tesorería General de la Seguridad Social”).
Anche l’iscrizione presso un istituto educativo, una scuola o un’università’, costituisce uno dei motivi ricorrenti per l’assegnazione di un NIE: in questo caso un documento rilasciato dalla segreteria dell’istituto può servire al fine di giustificare presso le autorità competenti i motivi del rilascio del documento.

In altri casi il supporto documentale per giustificare il rilascio di altri tipi di certificati, ad esempio un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea”, è molto più complesso e deve essere preparato in modo molto più accurato. Tralasciando altri casi che giustificano il rilascio di una tessera verde da residente comunitario, normalmente occorre dimostrare di avere un contratto di lavoro rilasciato da un’azienda spagnola la cui durata sia superiore a 3 mesi (dato che fino a 3 mesi è possibile firmare un contratto di lavoro senza NIE, ma solo con passaporto o carta di identità UE oltre, obbligatoriamente, a un NUSS, ovvero un Número de Seguridad Social – numero di registro presso la previdenza sociale spagnola), che tale contratto sia stato registrato, ovvero che l’assunzione sia stata formalizzata (Ovvero che sia stata realizzata un’”alta laboral” presso la Tesorería General de la Seguridad Social, e che le condizioni specificate nel contratto di lavoro rispecchino i parametri necessari per il rilascio di un “Certificado de registro”, ovvero quelli stabiliti dalle tabelle ministeriali e che, normalmente, vengono revisionati con cadenza annuale.

Vi sono altri casi in cui e’ possibile ottenere un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea” anche senza avere un lavoro, ovvero ad esempio dimostrando di avere liquidità bancaria sufficiente (Stabilita ogni anno secondo le tabelle ministeriali dell’IPREM) oltre a una polizza sanitaria privata di tipo “SIN COPAGO”, ovvero con la massima copertura, oppure un documento S1 rilasciato dalle autorità sanitarie di un paese membro dell’Unione Europea (se non si ha un’assicurazione privata), oppure ancora se si e’ familiari (Coniuge, unione di fatto, figlio o fratello) di un cittadino dell’Unione Europea, già residente in Spagna e in possesso di un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea” oltre che dei requisiti economici minimi necessari al mantenimento del familiare (Assistenza sanitaria completa e liquidità bancaria minima) oppure, in mancanza di questi, dimostrando di essere un lavoratore regolarmente registrato presso la seguridad social spagnola.

A parte i requisiti dimostrabili in modo documentale, a seconda del certificato richiesto (Un “Certificado de no residente” piuttosto che un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea”, o un “Certificado permanente”) occorre pagare una tassa ministeriale da Eur 9,84 o Eur 12 (Importi aggiornati al 06/08/2023) e recarsi presso l’ufficio stranieri del commissariato della Policia Nacional della provincia spagnola di riferimento solo su appuntamento, ovvero esclusivamente avendo ottenuto una “cita previa”.

Occorre tener presente che, oltre alle linee guida tecniche identiche, su scala nazionale, per il rilascio dei documenti di cui stiamo trattando, vi possono essere alcune differenze e/o requisiti aggiuntivi che alcuni commissariati di polizia possono richiedere: è il caso, ad esempio, di alcuni commissariati di polizia dove, per il rilascio di un “Certificado de registro”, potrebbero essere richiesti anche un “Certificado de empadronamiento”, oppure una registrazione del contratto di lavoro di almeno 3 mesi. D’altra parte, è anche possibile che in alcuni commissariati di polizia possano essere molto meno severi i requisiti per il rilascio di alcuni certificati, così come i funzionari di turno potrebbero essere molto meno severi qualora il richiedente si presenti senza aver ottenuto prima una “Cita previa”, ovvero un appuntamento (In realtà tale requisito e’ indispensabile ovunque, tuttavia in certi casi di urgenza dimostrabile i funzionari di polizia potrebbero consentire, sempre che il fatto non sia un impedimento per altri utenti o per il normale funzionamento dell’ufficio, l’entrata del richiedente pur se non in possesso del documento di prenotazione dell’appuntamento. Questa, comunque, e’ un’eventualità estremamente rara e che molto difficilmente avviene).

Il procedimento per l’ottenimento di un appuntamento presso un commissariato per “Asignación de NIE” o per un “Certificado de registro” va necessariamente richiesto presso un commissariato della provincia in cui si risiede (Barcellona, Madrid, Valencia, Malaga, Canarie, Baleari, etc..) richiede spesso molta pazienza, in quanto la disponibilità di turni liberi dipende dalla singola programmazione giornaliera e settimanale di un commissariato di polizia, e può richiedere in certi casi vari giorni.

Un consiglio per non avere nessun tipo di problema quando ci si reca presso un ufficio stranieri della Policia Nacional e’ quello di prenotare, sempre, un appuntamento per il procedimento specifico per il quale ci si recherà in commissariato, ovvero un appuntamento per “Asignación de NIE” se si desidera richiedere un “Certificado de no residente” , e un appuntamento per “Certificado de registro” o “Certificados UE” se occorre richiedere un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea”. A volte in alcune province potresti trovare l’opzione “Asignación de NIE – ciudadanos comunitarios” assieme a quella “Asignación de NIE – ciudadanos no comunitarios”

Abbiamo finalmente ottenuto il NIE (“Certificado de no residente” oppure un “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea”): cosa occorre sapere adesso? Innanzitutto non sarai tenuto a portare il documento con te, essendo anzi questo sconsigliabile dato che in caso di perdita, furto o deterioro occorrerebbe presentare un denuncia in polizia, oltre a dover ripetere la procedura in commissariato per ottenere nuovamente il documento. Sia il documento bianco che la tessera verde, poi, non valgono come documento di identità, infatti qualunque amministrazione spagnola accetterà il vostro NIE, sia esso in formato “Certificado de no residente” che “Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea”, solo se accompagnato da un documento di identità originale e valido (carta di identità nazionale o passaporto).
Consigliamo sempre di provvedere a conservare fotocopie e copie scannerizzate dei vostri documenti rilasciati dalla Policia Nacional.

Occorre anche tener presente che, normalmente, il vostro NIE non risulterà negli archivi della pubblica amministrazione spagnola (A meno che non vi interfacciate prima con gli uffici pubblici, ad esempio per via della registrazione di un contratto di lavoro o per il pagamento di una multa) finché non venga richiesto espressamente (da voi stessi o tramite un consulente fiscale autorizzato) di registrarlo (A volte ci si riferisce a questo procedimento, impropriamente,  come all’”Attivazione del NIE”) nell’anagrafe centrale, ovvero il “censo”, dell’Agencia Tributaria, mediante la presentazione del “Modelo 030”.

Ho il NIE e l’ho registrato nell’anagrafe fiscale nazionale: cosa posso fare ora? Il tuo NIE a questo punto risulta negli archivi centrali, e può essere utilizzato per tutti i fini per i quali un NIE viene richiesto a un cittadino straniero. 

BarcelonaGlobalService consiglia vivamente, come primi passi, attivare un “Certificado Digital” e ottenere un NUSS, ovvero un Número de Seguridad Social (E’ il numero di registro presso la previdenza sociale spagnola, indispensabile per lavorare in Spagna. Può anche essere fornito direttamente dall’azienda che procederà all’assunzione o direttamente richiesto dall’interessato utilizzando il suo passaporto o carta di identità nazionale, tuttavia avendo già un NIE e un “Certificado digital” tale processo risulterà molto più facile e rapido). Tratteremo separatamente il tema per approfondire il procedimento per ottenere il NUSS.

Hai bisogno di assistenza professionale per ottenere il NIE? Per ulteriori informazioni, contattare BarcelonaGlobalService all’indirizzo francesco@barcelonaglobalservice.com. (Facebook: https://www.facebook.com/Barcelonaglobalservice; Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bcnglobalservice/ ;  Instagram: https://www.instagram.com/barcelonaglobalservice/  ).