Preguntas frecuentes sobre el NIE

El NIE (Número de Identificación de Extranjero) es un número único asignado a los extranjeros en España, es decir, a personas extranjeras que por razones familiares, económicas, laborales, sociales, fiscales o administrativas necesitan ser censadas por la administración pública. Este número identificativo generalmente es generado y asignado por las autoridades policiales (Policía Nacional) españolas, pero también puede ser asignado (en el caso de ciudadanos no pertenecientes a la UE) por la Delegación de Gobierno o, si es necesario identificar a un contribuyente extranjero con fines fiscales, también puede ser emitido (en formato temporal, es decir, como un «NIF» temporal) por la Agencia Tributaria española.

Dejando de lado el caso de los ciudadanos no pertenecientes a la UE, para quienes generalmente el NIE está siempre asociado (excepto en casos particulares) a un permiso de residencia, cuyo proceso de solicitud y obtención es mucho más complejo, nos referiremos aquí a los casos relacionados con los ciudadanos de países miembros de la Unión Europea.

Como se mencionó anteriormente, el NIE es un acrónimo que significa «Número de Identificación de Extranjero», es decir, es un número único y permanente que identifica a un ciudadano extranjero en territorio español, y tiene validez nacional, independientemente de la ciudad/provincia en la que se encuentre la autoridad policial (o el consulado español en el extranjero) que lo emitió.

En primer lugar, es importante tener en cuenta algunos conceptos para aclarar completamente muchos mitos urbanos que lamentablemente circulan en línea, especialmente en las redes sociales, y que solo confunden aún más a aquellos que se encuentran en este proceso administrativo (obtención del NIE).

En primer lugar, el NIE es, de hecho, un número, y identifica de manera única y PERMANENTE a un ciudadano extranjero en España: una vez asignado, el NIE nunca cambia y es válido de por vida. Por lo tanto, el NIE NO es un documento, sino un número: este número, a su vez, puede aparecer en varios tipos de documentos, según los motivos y la nacionalidad del solicitante. De hecho, podemos encontrar el NIE impreso en un visado en un pasaporte, en un permiso de residencia, en una T.I.E., en un «Certificado de no residente», en un «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea», en un «Certificado de residencia permanente de ciudadano de la Unión Europea», en un «Certificado de concordancia», etc.

Lo que puede cambiar, por lo tanto, es el documento de respaldo en el que se registra el NIE: en el caso de los ciudadanos de la UE, los documentos más comunes emitidos por las autoridades policiales son el «Certificado de no residente» (que tiene el aspecto de una hoja de papel, blanca, tamaño A4, y que a menudo se llama erróneamente «NIE blanco») y el «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea» (que tiene el aspecto de una tarjeta verde de bolsillo, de cartón, del tamaño de una tarjeta de crédito, y que a menudo se llama erróneamente «NIE verde»).

Por lo tanto, como hemos visto, el NIE es un número, por lo que no es un documento, y no tiene colores; lo que tiene un aspecto visual diferente (una hoja de papel blanco o una tarjeta verde) es el documento en el que se registra el NIE.

Otro mito muy extendido se refiere a un presunto vencimiento después de 3 meses del «Certificado de no residente»: este documento, en realidad, NO tiene ningún vencimiento, al igual que todos los certificados emitidos por las autoridades a los ciudadanos de la Unión Europea. Ningún tipo de documento/certificado emitido a los ciudadanos comunitarios tiene vencimiento. En realidad, hasta hace muchos años (pero ya no sucede desde hace mucho tiempo), el «Certificado de no residente» solía llevar (y no en todos los casos, sino en ciertas situaciones específicas) una nota al pie que indicaba que el documento tenía una validez de 3 meses, y esto se debía a que este documento se consideraba una forma de identificar a un ciudadano extranjero solo para un procedimiento específico a realizar con la administración pública española, en calidad de «no residente» (el caso típico era el de un ciudadano francés, alemán o italiano que compraba una propiedad en España y, por lo tanto, necesitaba ser identificado con un NIE por razones fiscales. Una vez completada la operación, el ciudadano regresaba a su país, ya que no residía habitualmente en España. Lo mismo ocurría a veces cuando se compraba un bien registrado, acciones de una empresa o la apertura de una cuenta corriente). En muchos casos, la misma nota también se incluía (casi siempre) en el caso de un «Certificado de no residente» emitido por un consulado español en el extranjero. Por lo tanto, lo que vencía en este caso era el documento físico, pero NO el NIE, que se mantenía de por vida.

Afortunadamente, aunque esto solo ocurría en unos pocos casos específicos y hasta hace muchos años, esta nota de validez de 3 meses ya no se incluye (solo en muy pocos casos todavía se incluye en documentos emitidos en el extranjero por consulados españoles). Por lo tanto, un ciudadano extranjero en posesión de un «Certificado de no residente» NO debe temer un vencimiento presunto (e inexistente) del documento, incluso si han pasado más de 3 meses desde la emisión.

Un razonamiento similar se aplica al «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea» (tarjeta verde de residente de la UE), es decir, que este documento tendría un vencimiento presunto después de 5 años desde la emisión: FALSO. Este documento, al igual que el documento blanco de no residente, NO vence y de hecho (al igual que el Certificado de no residente) no lleva ninguna fecha de vencimiento. Lo que realmente puede hacer el titular después de 5 años, siempre que cumpla con los requisitos (no porque el documento venza, sino porque se le reconoce el derecho a solicitar un documento diferente), es solicitar un «Certificado de residencia permanente de ciudadano de la Unión Europea», llamado «permanente» no porque los otros certificados tengan una fecha de vencimiento, sino simplemente porque una vez emitido no es necesario proporcionar a las autoridades la documentación requerida, por ejemplo, para demostrar la situación laboral o económica, ya que una vez emitido no se requiere más la obligación de demostrar el cumplimiento de los requisitos para la emisión del certificado de registro de la UE.

Por lo tanto, podemos resumir todo esto con esta frase: el NIE no vence, el NIE no tiene colores, el NIE es permanente.

Es posible (siempre que cumpla con los requisitos, que deben demostrarse documentalmente ante las autoridades policiales) obtener un «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea» después de haber obtenido un «Certificado de no residente» (pero será obligatorio esperar al menos 3 meses desde la emisión del primer documento) y, después del período establecido por la ley y si cumple con los requisitos, solicitar un «Certificado de residencia permanente de ciudadano de la Unión Europea»: en ninguno de los casos el NIE, es decir, el número identificativo, cambiará, el NIE permanecerá inalterado, solo cambiará el tipo de documento de respaldo.

El caso más común es el del extranjero que, al llegar a España, obtiene un «Certificado de no residente» y luego, después de 3 meses y teniendo un contrato de trabajo registrado y estando en situación de «alta laboral en la seguridad social», puede solicitar un «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea» y, finalmente, después de 5 años, si cumple con los requisitos, puede solicitar un «Certificado de residencia permanente de ciudadano de la Unión Europea».

Ahora vamos a la pregunta clave: ¿cómo se obtiene el NIE? Dejando de lado los raros y específicos casos en los que un «Asignación de NIE» puede ser solicitado por el ciudadano extranjero en su país de residencia, yendo al consulado español, un «Certificado de no residente» (el documento blanco comúnmente y erroneamente llamado «NIE blanco») debe ser solicitado en persona en una oficina de extranjería de una comisaría de la Policía Nacional española en la provincia donde se encuentren los intereses sociales, laborales, económicos o familiares del solicitante, o por una tercera persona actuando como representante legal, mediante un poder notarial especial, original, emitido por un notario español o, si es emitido por un notario extranjero, acompañado de una traducción jurada original al español, junto con una Apostilla.

Un «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea» (tarjeta verde de residente de la UE, comúnmente y erroneamente llamada «NIE verde») solo puede ser emitido en una oficina de extranjería de una comisaría de la Policía Nacional española en la provincia donde se encuentren los intereses sociales, laborales, económicos o familiares del solicitante, directamente al interesado, sin la posibilidad, en este caso, de que un representante se presente con un poder notarial especial.

¿Cuáles son los requisitos para obtener el NIE? En este caso, la respuesta varía según el tipo de documento solicitado (un «Certificado de no residente» o un «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea»). Como regla general, el NIE se asigna cuando, por razones familiares, sociales, económicas, laborales, fiscales o administrativas, un ciudadano extranjero pueda demostrar (documentalmente) la necesidad de ser identificado por la administración española mediante la asignación de un NIE. En el caso de la compra de una propiedad, por ejemplo, esta necesidad se puede demostrar utilizando una escritura privada (o acta notarial) de compra de una propiedad, o en el caso de solicitar la apertura de una cuenta corriente (aunque en realidad, con la mayoría de los bancos españoles NO es necesario tener un NIE para abrir una cuenta corriente, se puede solicitar la apertura de una cuenta «no residente» simplemente utilizando el pasaporte o la tarjeta de identidad nacional, aunque muchos bancos son reacios a abrir este tipo de cuenta corriente), se puede demostrar la existencia de los requisitos mostrando la carta emitida por una institución crediticia en la que se solicita expresamente la obtención del NIE para proceder con la apertura de una cuenta corriente. Lo mismo ocurre con la compra de acciones de una empresa o la constitución de una sociedad, se puede utilizar una escritura privada o un acto notarial de compra.

Si la asignación de un NIE se debe a la apertura de un número de IVA en España (alta de autónomo), a menudo se puede utilizar una carta preparada por un asesor fiscal o contador que trabaje en España y en la que el profesional manifiesta la necesidad de que su cliente obtenga un NIE para luego proceder, una vez que se haya obtenido el NIE, a registrar al trabajador autónomo en la Agencia Tributaria española y en la Tesorería General de la Seguridad Social.

La inscripción en una institución educativa, escuela o universidad también es una de las razones comunes para la asignación de un NIE: en este caso, un documento emitido por la secretaría de la institución puede ser utilizado para justificar ante las autoridades competentes los motivos de la emisión del documento.

En otros casos, el soporte documental para justificar la emisión de otros tipos de certificados, como el «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea», es mucho más complejo y debe prepararse de manera mucho más cuidadosa. Dejando de lado otros casos que justifican la emisión de una tarjeta verde de residente de la UE, generalmente es necesario demostrar que se tiene un contrato de trabajo emitido por una empresa española cuya duración sea superior a 3 meses (ya que hasta 3 meses es posible firmar un contrato de trabajo sin NIE, solo con el pasaporte o la tarjeta de identidad de la UE; después de 3 meses, sin embargo, es obligatorio tener un NUSS, es decir, un Número de Seguridad Social, el número de registro en la seguridad social española), que este contrato de trabajo haya sido registrado, es decir, que la contratación haya sido formalizada (es decir, que se haya realizado un «alta laboral» en la Tesorería General de la Seguridad Social y que las condiciones especificadas en el contrato de trabajo cumplan con los parámetros necesarios para la emisión del certificado de registro, es decir, los establecidos en las tablas ministeriales y que generalmente se revisan anualmente.

Hay otros casos en los que es posible obtener un «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea» incluso sin tener un trabajo, por ejemplo, demostrando tener suficiente liquidez bancaria (establecida anualmente según las tablas ministeriales del IPREM) además de una póliza de seguro de salud privada «SIN COPAGO», es decir, con la máxima cobertura, o un documento S1 emitido por las autoridades sanitarias de un país miembro de la Unión Europea (si no se tiene un seguro privado), o si se es familiar (cónyuge, pareja de hecho, hijo o hermano) de un ciudadano de la Unión Europea, ya residente en España y cumpliendo con los requisitos económicos mínimos necesarios para el sustento del familiar (cobertura sanitaria completa y liquidez bancaria mínima), o, en ausencia de estos, demostrando ser un trabajador registrado en la seguridad social española.

Además de los requisitos demostrables documentalmente, según el certificado solicitado (un «Certificado de no residente» o un «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea»), se debe pagar una tarifa ministerial de 9,84 euros o 12 euros (importes actualizados al 06/08/2023) y asistir a la oficina de extranjería de la comisaría de la Policía Nacional de la provincia española correspondiente solo con cita previa, es decir, solo habiendo obtenido una «cita previa».

Es importante tener en cuenta que, además de las pautas técnicas idénticas a nivel nacional para la emisión de los documentos que estamos tratando, puede haber algunas diferencias y/o requisitos adicionales que algunas comisarías de policía pueden requerir: por ejemplo, algunos comisarías de policía pueden requerir un «Certificado de empadronamiento» para la emisión de un «Certificado de registro», o un registro del contrato de trabajo de al menos 3 meses. Por otro lado, también es posible que en algunas comisarías de policía los requisitos para la emisión de algunos certificados sean mucho menos estrictos, al igual que los funcionarios pueden ser mucho menos estrictos si el solicitante se presenta sin haber obtenido previamente una «cita previa».

Un consejo para evitar cualquier tipo de problema al ir a una oficina de extranjería de la Policía Nacional es siempre reservar una cita para el procedimiento específico que se va a realizar en la comisaría, es decir, una cita para «Asignación de NIE» si desea solicitar un «Certificado de no residente», y una cita para «Certificado de registro» o «Certificados UE» si necesita solicitar un «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea». A veces, en algunas provincias, es posible encontrar la opción «Asignación de NIE – ciudadanos comunitarios» junto con «Asignación de NIE – ciudadanos no comunitarios».

Finalmente, has obtenido el NIE («Certificado de no residente» o «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea»): ¿qué debes saber ahora? En primer lugar, no estarás obligado a llevar el documento contigo, de hecho, esto es desaconsejable ya que en caso de pérdida, robo o deterioro, sería necesario presentar una denuncia ante la policía, además de tener que repetir el procedimiento en la comisaría para obtener nuevamente el documento. Tanto el documento blanco como la tarjeta verde no son válidos como documento de identidad, de hecho, cualquier administración española aceptará tu NIE, ya sea en formato «Certificado de no residente» o «Certificado de registro de ciudadano de la Unión Europea», solo si va acompañado de un documento de identidad original y válido (tarjeta de identidad nacional o pasaporte). Siempre recomendamos conservar copias fotográficas y escaneadas de tus documentos emitidos por la Policía Nacional.

Es importante tener en cuenta que, por lo general, tu NIE no estará en los archivos de la administración pública española (a menos que hayas interactuado previamente con las oficinas públicas, por ejemplo, debido al registro de un contrato de trabajo o el pago de una multa) hasta que no se solicite expresamente (por ti mismo o a través de un asesor fiscal autorizado) que se registre (a veces se hace referencia a este procedimiento, de manera inapropiada, como «Activación del NIE») en el censo central, es decir, el registro, de la Agencia Tributaria, mediante la presentación del «Modelo 030«.

Una vez que tienes el NIE y lo has registrado en el registro fiscal nacional, ¿qué puedes hacer ahora? Tu NIE está ahora en los archivos centrales y puede ser utilizado para todos los propósitos para los cuales se requiere un NIE a un ciudadano extranjero.

BarcelonaGlobalService recomienda encarecidamente como primeros pasos activar un «Certificado Digital» y obtener un NUSS, es decir, un Número de Seguridad Social (es el número de registro en la seguridad social española, esencial para trabajar en España). También puede ser proporcionado directamente por la empresa que realizará la contratación o solicitado directamente por el interesado utilizando su pasaporte o carnet de identidad nacional, aunque al tener ya un NIE y un «Certificado Digital«, este proceso será mucho más fácil y rápido).

¿Necesitas asistencia profesional para obtener el NIE? Para obtener más información, puedes contactar a BarcelonaGlobalService en la dirección francesco@barcelonaglobalservice.com (Facebook: https://www.facebook.com/Barcelonaglobalservice; Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bcnglobalservice/ ; Instagram: https://www.instagram.com/barcelonaglobalservice/ ).